O prazo para a substituição da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais, conforme norma do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), acaba em setembro próximo para 35 mil empresas brasileiras.
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O processo, chamado oficialmente de Escrituração Contábil Digital (ECD), mais conhecido pelos empresários como Sped Contábil, é um dos três componentes do Sped, iniciado pelo governo há cerca de oito anos.
De acordo com o autor do livro "Big Brother Fiscal sobre o Sped", Roberto Dias Duarte, a autenticação do livro contábil pode ser feita em seis passos simples, apresentados na sequência
1º Contabilidade
Ter o arquivo da Escrituração Contábil Digital (ECD) validado pelo Programa Validador (PVA) é só um pequeno passo. É preciso também conferir os relatórios contábeis para verificar se eles são coerentes com as operações de entrada, saída e estoque. A movimentação financeira deve ser representada corretamente, o balanço patrimonial e as demonstrações de resultado devem estar íntegras. “Ou seja, você passaria em uma auditoria (eletrônica)?”, questiona o especialista.
2º Certificados digitais
É preciso que os representantes legais da empresa perante à Junta Comercial possuam certificado digital (e-CPF) tipo A3 (token ou cartão). Também é necessário treinar o contabilista para que ele esteja apto a assinar documentos digitais. “Cuidado com problemas de última hora. Tecnologia falha, tanto o software quanto o hardware. Quase sempre na hora mais inadequada”, ponderou.
3º Livros a serem autenticados
O terceiro passo é definir quais livros serão enviados eletronicamente, dentro das seguintes opções: G, R, A, Z ou B. “Teoricamente basta enviar os livros eletrônicos análogos aos livros em papel que são autenticados todos os anos. Na prática, essa decisão deve pesar os riscos fiscais e gerenciais da organização”, explicou Duarte.
4º Transmissão para Receita Federal
“Transmitiu o arquivo, já pode dormir em paz? Negativo”, afirmou o especialista, que indica ser necessário, ainda, aguardar a transmissão do arquivo da ECD da Receita Federal para a Junta Comercial. “No meu caso, os livros foram recebidos pela RFB dia 16/03/2009 e chegaram na JUCEMG em 26/03/2009. De certa forma, “dei azar” pois a JUCEMG estava realizando uma troca nos sistemas de comunicação com a RFB”, contou.
5º Transmissão da RFB para Junta Comercial
Quando os livros digitais chegam aos computadores da Junta, é necessário obter a Guia de Arrecadação Estadual (DAE) para quitar os serviços de autenticação. No caso de Duarte, a JUCEMG tinha em seu site um serviço de auto-atendimento onde é possível obter o DAE. O valor pago foi de R$ 75 por livro.
6º Compensação
Após o pagamento dos serviços da Junta, é preciso aguardar a compensação do título. No caso específico do especialista, o pagamento foi realizado dia 26 de março. Já no dia 30 os livros digitais tiveram seu status alterado para “Em análise. A Junta Comercial já obteve a confirmação do pagamento e está analisando o livro digital.” O termo de autenticação foi liberado no dia 31 seguinte.
Conforme Duarte, o processo não tomou muito tempo. “Contudo, aconselho a contabilistas e empresários a não deixarem para realizar tais procedimentos muito perto do prazo final. Particularmente, prefiro trabalhar com tranquilidade e evitar imprevistos”, aconselhou.