Talvez você nunca tenha ouvido falar sobre a ficha de registro de empregado. Porém, este é um documento essencial para as empresas. Pois é onde estão todos os dados do trabalhador.

Esse documento deve ser preenchido na admissão do colaborador e é uma etapa do processo que requer muita atenção.

Por isso, para preencher a ficha de registro de empregado, é importante que as empresas saibam quais documentos solicitar ao colaborador, qual a forma correta de preencher e, principalmente, qual a sua importância.

Nesse artigo, vamos falar sobre os seguintes tópicos:

• Ficha de registro de empregado: o que é?
• O que deve conter na ficha de registro de empregado?
• O que diz a legislação sobre a ficha de empregado?
• Principais informações da ficha de registro de empregado

Ficha de registro de empregado: o que é?

De acordo com o artigo 41 da CLT, a ficha de registro de empregado é um documento obrigatório para as empresas e deve seguir uma sequência numérica.

O processo de admissão de uma organização possui muitas etapas e uma delas é preencher a ficha de registro de empregado.

Além da obrigatoriedade, ter uma ficha de registro, auxilia as empresas a terem um histórico dos dados pessoais e profissionais dos funcionários.

As informações contidas na ficha de registro de empregado, são importantes para cadastro em órgãos do governo como INSS e eSocial, por exemplo.

Para que serve a ficha de registro?

Ter uma ficha de registro de empregado é uma regra que toda instituição deve seguir, o seu objetivo é cadastrar os dados dos colaboradores e, assim, a organização terá um histórico da trajetória do profissional.

A ficha é onde ficam armazenadas as informações sobre as atividades que o trabalhador exerce dentro da organização. Deve ainda informar os dados sobre admissão do colaborador, duração do trabalho e período de férias.

Existem várias formas de realizar o preenchimento da ficha que explicaremos ao longo deste artigo.

O que deve conter na ficha de registro de empregado?

Como dito anteriormente, a ficha de registro pode ser realizada de várias maneiras, ficando a critério da instituição.

Existem informações obrigatórias que devem constar na ficha de registro de empregado. Abaixo você confere a lista completa:

• Número da série da carteira de trabalho;
• Dados pessoais: RG, CPF, data de nascimento, endereço, nome dos pais, número do título de eleitor, número da reservista;
• Data de admissão e demissão;
• Cargo e função;
• Local de trabalho;
• Carga horária;
• Número de identificação do PIS/PASEP;
• Dados bancários;
• Nomes dos dependentes (Em caso de filhos menores de 14 anos, é necessário enviar certidão de nascimento).

Tenha uma ficha de registro de empregado modelo, assim quando alguém for admitido ou precisar fazer uma atualização, você apenas preenche com as informações necessárias.

Qual a forma correta de preencher?

Para preencher a ficha de empregado de forma correta, você deve seguir os seguintes passos:

• Definir qual o tipo de contrato de trabalho;
• Solicitar documentação de registro para o colaborador;
• Elaborar contrato de trabalho.

Após ter todos os documentos do funcionário em mãos, você deve preencher a ficha do colaborador e atualizar sempre que necessário, conforme orientações previstas na lei.

Qual a importância de manter a ficha de registro de empregado atualizada?

A ficha de empregado é um documento obrigatório, ou seja, a CLT exige que as empresas criem um modelo de ficha para todos os trabalhadores.

Ter a ficha de empregado atualizada e preenchida corretamente, garante à empresa e ao empregado, uma segurança diante das obrigações trabalhistas.

Veja os casos em que você deve atualizar a ficha de registro de empregado:

• Alteração na jornada de trabalho ou carga horária;
• Alteração de cargo e salário;
• Férias;
• Acidente de trabalho.

Se houver algum erro na ficha de empregado, pode gerar multas para a empresa e impedir o acesso do colaborador a benefícios previdenciários, por exemplo. Portanto, é muito importante que essa etapa seja realizada com atenção a todas as informações cadastrais.

Preencher a ficha de registro de empregado, é uma atividade muito burocrática no processo de admissão, entretanto é de extrema importância.

O que diz a legislação sobre a ficha de empregado?

Conforme o parágrafo único do artigo 41 da CLT, a lei diz que:

“Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”

Antes do trabalhador iniciar as atividades na organização, ele deve entregar a documentação solicitada para que o departamento pessoal possa iniciar o registro seguindo as normas previstas na lei.

Todas as atividades que o empregado executar devem ser registradas. As atualizações devem ser feitas na carteira de trabalho e na ficha de registro. A ficha de registro é obrigatória para todos os trabalhadores que fazem parte da empresa.

Quais os prazos para as anotações no registro de funcionários?

Para preencher a ficha de registro de empregado, a instituição possui alguns prazos a seguir.

Os prazos são estabelecidos de acordo com a Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019.

Veja quais são os prazos a serem seguidos:

1 – Registro em até um dia anterior ao início do emprego:

• Qual a categoria do trabalhador;
• CBO (Classificação Brasileira de Ocupações);
• Número do CPF;
• Data de admissão;
• Data de nascimento;
• Tipo de contrato de trabalho;
• Remuneração;
• Natureza da atividade (urbana ou rural);
• Matrícula do empregado (registro dentro da empresa).

2 – Registro até 15 dias antes do início do empregado:

• Nome completo, sexo, escolaridade, endereço e nacionalidade;
• Descrição da função e do cargo;
• Descrição do salário e comissão (se houver);
• Nome e dados dos dependentes (se houver);
• Jornada de trabalho;
• Informações sobre empregado com deficiência ou reabilitado;
• Local de trabalho ou onde será prestado as atividades.

3 – Registro até 15 dias após ocorrência do fato:

• Expatriação de funcionário;
• Alteração de dados cadastrais ou contratuais;
• Férias;
• Afastamento temporário;
• Afastamento por acidente de trabalho ou afastamento por doença ( inferior a 15 dias).

4 – Registro após 15 dias de afastamento:

• Afastamento por acidente de trabalho ou afastamento por doença (superior a 15 dias).

5 – Registro imediato:

• Acidente de trabalho ou em casos de doença ocupacional que leve à morte do colaborador;
• Quando o colaborador retornar de licença que tenha gerado auxílio-doença e precisar se afastar novamente por acidente de trabalho ou doença relacionada ou não ao trabalho, que ocorra no período de 60 dias.

Principais informações da ficha de registro de empregado

Vamos ver agora, quais as principais informações que devem estar na ficha de registro, são:

• Nome completo: Caso haja alguma alteração no nome do colaborador, deve ser atualizado na ficha de registro, pois se houver divergência, ele pode ser impossibilitado de ter acesso aos benefícios previdenciários;

• Data de nascimento e emissão dos documentos: Erros em datas pode impedir o funcionário de dar entrada no FGTS ou ocasionar processos trabalhistas;

• Endereço: O endereço deve estar correto, pois é por meio dele que a Caixa envia as correspondências referentes ao FGTS;

• Número do PIS: Caso o número do PIS cadastrado esteja incorreto, será considerado inexistente o vínculo trabalhista.

Esses dados são muito importantes no cadastro do empregado, por isso esteja atento na hora de preencher.

Por que e como armazenar este documento?

Este documento auxilia as empresas a terem o registro das atividades dos colaboradores dentro da organização e mapear as alterações que ocorreram.

Nos dias atuais, o registro é feito por meios eletrônicos (sistema ou planilhas) ou de forma física (em livros), portanto não existe uma ficha de registro de empregado modelo.

“Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989).”

A instituição deve entender e decidir qual o melhor modelo de ficha de registro de acordo com o negócio. Porém, uma boa opção é usar sistemas para armazenar os dados, assim a empresa reduz o custo com papéis, armazenamento de arquivo físico e facilita o acesso às informações, além de garantir a segurança dos dados.

Conclusão

Ao longo deste artigo, entendemos o que é a ficha de registro de empregado e qual a sua função.

É responsabilidade da empresa solicitar a documentação do colaborador para iniciar as atividades, fazer o registro e atualizá-lo sempre que necessário.

E ainda, fazer o preenchimento correto para que não haja penalidades em relação a lei e para que o funcionário não seja prejudicado.

Caso a sua empresa não esteja realizando a ficha de registro de empregado, está na hora de começar e estar dentro das normas previstas na lei.