Estoque é dinheiro e como tal deve ser gerido de perto. O presidente da Fran Systems Estratégia e Desenvolvimento de Negócios, Batista Gigliotti, diz que contabilmente o estoque é chamado de ativo circulante.

“Ele é um patrimônio da empresa que tem liquidez, por isso, se o empresário precisar liquidar uma dívida, vale mais a pena vendê-lo do que pegar dinheiro com o banco”, afirma.

Gigliotti lembra que pesquisa realizada em setembro pela Federação de Comércio de São Paulo (FecomercioSP) identificou que 50,2% dos entrevistados acreditam que os estoques de suas empresas não estão no nível adequado. “Isso pode ser muito preocupante”, afirma.

O consultor conta que é comum ocorrerem erros na gestão do estoque. “Um deles é não cadastrar o produto corretamente. Quando uma mercadoria é cadastrada com mais de uma denominação, pode dar a impressão de que não há mais itens disponíveis e induzir a uma compra desnecessária. Portanto, é importante ter muita atenção tanto para cadastrar quanto no momento de dar baixa na mercadoria retirada.”

Segundo ele, empresas que ainda não dispõe de software de controle têm mais dificuldade para fazer essa gestão. “Mas só implantar o sistema não é suficiente, porque a ferramenta fornece relatórios e o empresário precisa saber analisar os dados para fazer um plano de ação ou de correção do estoque.”

Gigliotti afirma que ao identificar um produto que está há mais de seis meses armazenado, o empresário deve avaliar a possibilidade de realizar promoção para desová-lo. “Estoque parado é sinônimo de dinheiro parado. Sites de compras coletivas podem ser boa opção para vender produtos excedentes.”

Especializado em serviços de pedicure, manicure, podologia, depilação, massagem e ofurô para pés, e hidratação para pés e mãos, o espaço Fatto a Mano Estética, de Gisele Kruchin, fundado há 14 anos, tem o estoque gerido pela proprietária.

Ela conta que já teve problemas de gestão, “mas tudo ficou mais fácil quando entendi que há uma conexão entre o estoque e o fluxo do negócio. Nosso trabalho é voltado à excelência de qualidade e respeito ao cliente. Então, se não tivermos os produtos necessários para responder ao cliente de imediato, o negócio se perde. Precisamos ter tudo antes da demanda.”

Gisele diz que no início errou na quantidade. “Para que os produtos não percam o prazo de validade, é preciso que a quantidade esteja de acordo com a demanda. Com a experiência, cheguei a um número ideal.”

Ela conta que certa vez comprou caixas com seis embalagens de esmalte de cada cor mais usada. “Depois, para não perder alguns que estavam para vencer acabei doando. A ‘economia’ virou prejuízo.”

A empresária cuida pessoalmente das compras e do controle do estoque. “Quando delegamos essa atividade, o funcionário, com medo que falte, acaba comprando duas ou três semanas antes e isso afeta o fluxo de caixa. Eu já tive essa ansiedade, hoje, não tenho mais. Basta acompanhar bem de perto. Tudo ficou mais fácil depois que contratei um profissional que desenvolveu um programa de computador específico para o meu negócio.”

Gisele faz compras mensais e bimestrais. “Lixa, por exemplo, compro para dois ou três meses, porque é um produto que usamos sempre. O mesmo ocorre com luvas descartáveis. Comprando em grande quantidade consigo melhores preços”, afirma.

Uma das sócias do Bem Torta Bistro & Lounge, Juliana Campos Vizagre conta que o negócio foi inaugurado há seis meses e desde o início os quatro sócios definiram que iriam realizar uma gestão de estoque bem eficiente, para que tivessem total controle dos resultados do restaurante.

“Pesquisamos vários softwares. Inicialmente, optamos por um gratuito que é muito bom, chamado Garçom Web. Quando entendemos quais eram nossas reais necessidades, adotamos um software pago, que tem controle de caixa mais ágil e inclui sistema de comanda eletrônica. Ele aponta, inclusive, quantos produtos foram vendidos e o insumo que ainda temos em estoque.”

Juliana conta que toda a gestão do estoque é baseada no Custo da Mercadoria Vendida (CMV). “Isso significa que temos de saber o quanto de material tem de ser usado para fazer uma torta e quantas tortas são utilizadas por semana. Esse controle é importante porque optamos por fazer reposição de estoque semanal”, diz.

Segundo ela, com estoque semanal é possível controlar melhor o gasto e aproveitar as melhores ofertas. “Fazemos cotações com três fornecedores e quanto melhor conduzimos o estoque maior é o lucro dentro do estabelecimento. Se compramos bem, temos lucro melhor.”

A empresária afirma que com a ferramenta consegue saber o que foi vendido durante a semana, as tortas que mais saem, quais são mais vendidas no início da semana e quais têm mais saída nos finais de semana, bem como os dias em que mais vendem sobremesas.

Juliana conta que futuramente pretendem efetuar compras mensais. “Outro detalhe do nosso estoque é que ele é departamental. Como o restaurante é pequeno, temos divisões de acesso conforme o cargo. Todos são bem orientados a dar baixa no que é retirado. Além disso, a estrutura física é muito importante. A organização ajuda muito no acesso rápido aos produtos e no controle.”

Má gestão prejudica as vendas e a receita da empresa

O consultor do Sebrae-SP, Nelson Endrigo Junior afirma que o estoque é importante porque é ele que GERA as vendas. “Quando o cliente vai comprar um produto, ele tem de estar disponível, porque o processo de venda é muito sutil. Se o produto não estiver ali para pronta entrega, o consumidor pode pensar e mudar de ideia, ou comprar no concorrente”, diz.

O consultor alerta que ele não precisa ser gigantesco, pois estoque é dinheiro parado e afeta as finanças da empresa.

“Tem de haver equilíbrio e manter o mínimo possível. Para isso, é preciso adotar estratégias como conhecer o histórico de vendas e o perfil do cliente, estar sempre atento às novidades, ter capital de giro para alterar o estoque como forma de acompanhar as mudanças de preferência do cliente”, diz.

Endrigo Junior afirma que o empreendedor tem de estar sempre atualizado e atento com relação ao que é moda nas mídias. “Da mesma forma, precisa ter percepção para que os produtos que têm não fiquem obsoletos. Empresários do segmento de moda, por exemplo, estão usando WhatsApp quando visitam fornecedores para enviar imagens das novas coleções aos clientes e ter estimativa de quantas peças vão precisar. Assim, a chance de acerto é muito maior.”

O consultor ressalta que é preciso ficar atento a questões como: quanto tem e qual é o valor do estoque, além de manter em quantidade menor e muito bem vigiado produto muito caro.

“Também tem de observar o indicador de giro de estoque, que representa a velocidade de venda de um produto novo. Quanto mais rápido girar o estoque menor é a chance de ter produto obsoleto armazenado. Se usar um ERP (software que integra todos os dados e processos da empresa), terá acesso a relatórios com dados quanto ao giro e valor do estoque, que tem de estar sempre atualizado.”

Segundo ele, a área de estoque tem de ficar trancada e poucas pessoas devem ter acesso, respeitando sempre os procedimentos de dar baixa nos produtos que são retirados.

O presidente da Fran Systems Estratégia e Desenvolvimento de Negócios, Batista Gigliotti, lembra que existem três tipos de estoque: matéria-prima, material de processo (papel, caneta, produto de limpeza, uniforme dos funcionários etc), e produtos acabados.

“Mesmo quem utiliza sistema eletrônico de gestão tem de fazer contagem física do estoque, porque pode ter ocorrido furto, ter corrido alguma avaria, ou mesmo para identificar coisas guardadas com código incorreto”, diz Gigliotti.

O consultor afirma que em uma loja de varejo, por exemplo, a contagem física deve ocorrer pelo menos uma vez por mês. “Em negócios com giro muito grande de itens, como os do ramo de alimentação, a contagem deve ser diária. Cadeias grandes fazem a contagem duas vezes por dia”, diz.