É clássica a frase “você só tem uma oportunidade para causar uma primeira boa impressão”. Tendo essa máxima como base, você pode ter somente uma chance para conseguir expor de forma clara e objetiva o seu conteúdo, seja em uma apresentação ou até mesmo em uma reunião de negócios.
Se o cliente não entender o que você diz, será impossível fechar negócio com ele. Com o objetivo de facilitar a sua interação com o interlocutor e aumentar as suas chances de sucesso, disponibilizarei 6 dicas que auxiliarão na condução do discurso e ajudarão a tornar seu conteúdo pertinente, organizado e interessante.
1. Obtenha informações. Antes de qualquer apresentação ou reunião é importante conhecer o público que receberá a sua mensagem. Saber o que é importante para os participantes e as suas preferências impactará diretamente na forma de compreender o que você diz. Acesse o site da empresa, veja o que a instituição valoriza, quais são seus valores, como seus colaboradores se comportam, busque e conheça pessoas que trabalhem na instituição, acesse as redes sociais, procure as últimas notícias sobre ela em sites de busca, etc.
Quanto mais informações sobre o público, maior a chance de levar exemplos pertinentes e adequados à plateia. Afinal, se você tiver um público de advogados e um público de engenheiros, a argumentação deve seguir linhas de argumentação diferentes e isso será fundamental para a conexão com os participantes. Uma dica muito importante nesse primeiro item é saber o que nãopode ser dito. Muitas empresas têm palavras “proibidas”, como o nome de um concorrente ou uma alusão a alguma marca que faça parte de um outro grupo. Conheça as regras.
2. Distribua o contato visual. é muito comum, em uma reunião, que o orador concentre a atenção em alguém com uma expressão mais simpática ou em quem tem o poder de decisão (a pessoa que vai aprovar ou não o projeto). Essa atitude não é recomendada, pois você acaba excluindo os outros participantes. Mesmo que você fique mais tranquilo quando olha dessa forma, é preciso lembrar que a apresentação é feita para a plateia e que isso acaba atrapalhando a conexão com as outras pessoas presentes.
Olhar para uma pessoa, além de desprezar os outros participantes também deixa a pessoa que é observada bastante constrangida. O ideal é olhar para todos os participantes, de maneira aleatória. Dessa forma você contempla a todos e consegue também fazer a “leitura” das pessoas, entendendo se estão interessadas ou não naqueles argumentos que você utiliza. É importante destacar que, mesmo tendo uma pessoa que decida, as outras que participam da reunião podem influenciar a decisão.
3. Utilize gestos adequados ao ambiente. Se você estiver em uma palestra (ou em uma apresentação para um grupo médio), em pé, você deve fazer gestos mais amplos para que todos os presentes consigam enxergar o que você enfatiza com as mãos. Quando em pé os gestos devem ficar acima da linha da cintura e abaixo da linha do queixo. Essa área é onde os gestos costumam ocorrer e passam naturalidade. Já se você estiver sentado (em uma reunião, por exemplo) você deve executar gestos mais curtos e contidos. Gestos amplos podem passar agressividade e acabam invadindo o espaço de quem está próximo a você.
Importante quando sentado é não deixar as mãos sob a mesa (parece que está escondendo algo e os gestos não são vistos) e cuidado para não deixar o cotovelo apoiado na mesa na hora de gesticular. Os gestos devem iniciar nos ombros e, com o antebraço apoiado, eles ficam estranhos, mais uma vez perdendo a naturalidade que é fundamental para uma boa apresentação. Atenção para não gesticular demais! Os gestos devem enfatizar a parte mais importante da sua frase.
4. Movimentação no ambiente. Quando estiver em pé, escolha três a quatro pontos no palco, onde possa se movimentar e ter acesso ao olhar de todos os presentes. Se fizer uma apresentação com auxílio de material visual (uma projeção com o PowerPoint por exemplo) evite ficar entre a tela e as pessoas.
Não faça a movimentação de um lado para o outro de maneira constante e evite passar na frente da tela. Caso seja em uma reunião (e você estiver sentado), busque um ângulo em que possa enxergar todas as pessoas e não fique girando a cadeira. Você deve ter uma postura firme e que demonstre credibilidade. Deixe a cadeira fixa e evite que ela fique balançando.
5. Deixe as mãos livres. Evite ficar segurando um papel na mão com os itens que você abordará. A tendência é que você fique olhando para o papel, pois todas as informações estarão lá (é a sua segurança!). Caso precise lembrar de alguns pontos, a dica é fazer um roteiro, contendo somente palavras-chave, e as letras em tamanho grande. Faça desta forma e deixe o papel pousado em algum lugar onde você poderá vê-lo de qualquer lugar do palco. Isso ajudará na condução do discurso e permitirá que gesticule da melhor maneira.
Outra tática muito comum (mas muito ruim também) é a ideia de ficar segurando uma caneta ou um clipe de papel na hora de apresentar. Antigamente até era uma boa tática, mas hoje, com o acesso à informação, quando alguém entra segurando uma caneta que não irá usar, todos saberão da tensão do apresentador. Caso realmente precise segurar algo para fazer uma apresentação melhor, a dica é investir em um apresentador de slides. Esse sim torna legítimo segurar algo durante a apresentação.
6 – Simplifique o material visual da apresentação: o apresentador é o personagem principal da apresentação. O material PowerPoint deve auxiliar o discurso e, de forma alguma deve substituí-lo. A prioridade na utilização dessa ferramenta é utilizar tópicos ou imagens para reforçar o seu conteúdo e é muito comum observar apresentadores colocando grandes textos no material visual.
Quanto mais conteúdo na tela, mais engessada fica apresentação e o apresentador perde a naturalidade. Quantas vezes você já assistiu a um discurso lido bom? Muito difícil de acontecer e isso também é comum quando o orador lê o que está na tela para a sua plateia. Vale destacar que o problema não está só na leitura, mas também na postura do apresentador, que vai precisar ficar de costas para o público (no mínimo de lado) para conseguir ler e dificilmente fará uma leitura com a entonação correta e dinâmica.
Lembre-se de que a plateia consegue ler mais rápido do que você, pois eles não precisam processar a fala na hora da leitura, o que torna a sua leitura completamente dispensável.
O que vale em uma apresentação é pensar nesses quesitos e entender que é muito difícil fazer uma apresentação perfeita, mas que uma apresentação com poucos ruídos é bem fácil quando se presta atenção aos detalhes. Aplique as 6 dicas e comece a perceber a diferença que elas farão no entendimento do público. Desejo muito sucesso e ótimas apresentações.