Existe um ditado que diz que mercadoria parada é dinheiro parado. Mas uma boa administração de estoque vai além dessa premissa. Independentemente do setor, empresas que não consideram o estoque um dos assuntos mais importantes podem se prejudicar. O empreendedor que fizer o gerenciamento correto dessa questão poderá notar diferenças consideráveis no balanço final. 

"O empreendedor deve ter claro que existem três tipos de estoque. Matéria-prima, produto acabado e material de processo - que são, em um restaurante, por exemplo, os produtos de limpeza, uniformes e utensílios descartáveis. Com isso, existem três áreas da empresa para administrar", explica Batista Salgado Gigliotti, presidente da Fran Systems, consultoria em desenvolvimento de negócios e coordenador de franquias do Centro de Empreendedorismo e Novos Negócios da Fundação Getúlio Vargas (FGV). 

Para auxiliar na administração, existem alternativas de organização e até softwares específicos. "O controle de estoque ajuda em outras coisas na gestão. Por exemplo, na compra, no controle da operação do negócio e no controle no marketing", alerta Batista. "A gestão de estoque não é simples como as pessoas pensam", completa. 

Levantamento e análise de dados 

O primeiro passo é o levantamento do que existe no estoque. Deve-se analisar data de aquisição do produto, tipo e tempo em estoque. "Você precisa ter um processo claro de recebimento e saída", destaca Batista. Uma alternativa para auxiliar nesse levantamento são os softwares de gestão. Mas ele alerta que o software deve ajudar apenas no levantamento de dados. "A análise deve partir do empresário e da sua equipe, que deve estar bem preparada para isso", afirma. 

Controle de giro 

"Se o estoque demora seis meses para girar, se tem muito dinheiro empatado e uma necessidade de capital de giro muito alta", destaca Batista. Ele explica que, mesmo com o uso do software, alguns empresários não fazem a análise crítica dos resultados e aumentam o estoque. "O comprador deve estar esperto na hora de repor. Vendeu um, baixou um no software. Mas se ele não verifica pessoalmente o estoque, acaba comprando produto sem necessidade", aponta. 

Negociação com o fornecedor 

A negociação com o fornecedor é uma etapa fundamental. "Dependendo do giro do produto, vai haver um custo financeiro alto. Negociar prazo de pagamento, entrega e preço é fundamental", explica Batista. Uma alternativa é usar o conceito just in time, um processo de entrega de acordo com a necessidade. Dessa forma, diminui-se o volume de estoque, o desperdício, melhora-se o fluxo de caixa e economiza-se no custo de estocagem. "O ideal é ter tudo em just in time. Dessa forma, ele só paga o que ele usa. E não fica com dinheiro empatado", sugere Batista. 

Consignação 

Negociar consignações de produtos também é uma alternativa. "Muitas vezes, as empresas conseguem fechar acordos que permitem renovar a linha sem investimentos em curto prazo", explica Batista. Mas esse método deve ser utilizado para produtos de grande vendagem. "Muita gente acha que consignação não tem custo, mas tem. Você está estocando o consignado e tem um custo pela estocagem e administração dele", orienta. 

Queima de estoque

Essa é uma questão que deve ser analisada caso a caso. Ela vale a pena quando o estoque está parado por muito tempo e perto do seu limite de custo. "Se uma mercadoria, pelo custo financeiro, deve girar mensalmente e está girando a cada três meses, vale mais a pena dar um desconto e queimar do que pagar o aluguel pela estocagem", exemplifica Batista. 

Empresa reduziu 20% custo mensal 

A empresa de produtos sustentáveis Nação Verde, de São Paulo, que tem lojas franqueadas e e-commerce, investiu em um software próprio para a administração do seu estoque. E já vê resultados. "Tivemos uma redução de custo na mão de obra. Isso representa uma economia de 20% sobre o faturamento mensal. Um bom software é um excelente investimento", afirma Ricardo Cruz, sócio fundador da marca. 

O desenvolvimento do software levou um ano e foi feito em parceria com uma empresa do ramo. "Ele emite relatórios diários mostrando os produtos que mais saem. Dessa forma, cruzamos informações e temos, a partir do estoque, um panorama do nosso cliente", aponta. 

A empresa também aposta em reuniões diárias para discutir o estoque. "Fazemos reuniões de 10 minutos somente sobre estoque. Ele é uma coisa muito importante e requer reuniões rápidas, mas diárias, para que funcione. Caso contrário, você não consegue perceber onde estão os problemas nem criar novas oportunidade", defende Ricardo. 

Outra estratégia adotada é o giro constante de estoque. "Privilegiamos o giro de estoque mais do que a lucratividade Se ganharmos 20% a menos, mas girarmos mais, eu vou optar pelo giro", afirma.