Cuidados que se deve ter antes de emitir uma nota fiscal

A nota fiscal é um documento característico de todas as empresas, sejam elas de pequeno, médio e grande porte, que tem como objetivo registrar a compra de um produto ou serviço oferecido para um outro cliente ou fornecedor. Ela também tem a função de regularizar qualquer tipo de processo de compra.

Além disso, a nota fiscal possui a função de registrar impostos e tributos que são recolhidos pelo órgão regulador de cada região. Anteriormente, a nota fiscal só tinha a opção de ser impressa. Hoje em dia, há a possibilidade de emitir a nota de forma eletrônica.

Neste texto, será possível entender a importância de emitir a nota fiscal corretamente, além de citar alguns cuidados que é preciso ter antes de emitir a nota para que não haja erros e prevenir qualquer tipo de imprevisto.

Qual a importância da nota fiscal?

A emissão da nota fiscal é a principal evidência de que aquela empresa está pagando seus tributos corretamente, não cometendo nenhum tipo de erro. Além disso, para as empresas, a presença desse documento é a prova de que ela está negociando com uma marca segura, idônea e que é confiável, sendo esse um ponto positivo para a empresa e é importante para:

O consumidor

A nota fiscal é importante para provar que ele realizou a compra de um produto ou serviço. Por parte da empresa, a nota fiscal confirma o pagamento do Imposto sobre Comercialização de Produtos e Serviços, o ICMS. Dessa maneira, se o consumidor precisar fazer a troca ou se quiser, o reembolso, por ter se arrependido da compra, ele terá uma garantia maior com a presença da nota fiscal.

A empresa

A presença da nota fiscal é de extrema importância para que seja possível fazer o balanço e fluxo de caixa, controle das despesas e gastos, além dos impostos pagos dentro de um período. Essa documentação é essencial para que o responsável dessa área dentro das empresas consiga realizar o seu trabalho e tenha maior controle sobre o financeiro. É recomendado que, para as empresas, as notas fiscais de compra e venda fiquem guardadas por cerca de 5 anos, prevenindo qualquer tipo de imprevisto que possa ocorrer durante esse período. Além disso, as notas fiscais são essenciais para a realização do Imposto de Renda, tanto como pessoa física como jurídica.

A economia

As notas fiscais são importantes para manter o controle do recolhimento dos tributos fiscais das empresas. Quando as empresas estão cumprindo legalmente com as suas obrigações, é sinal de que o país está também conseguindo a arrecadação necessária para posteriormente investir nas necessidades públicas, como o bem-estar social, investimentos em segurança pública, saúde, educação, infraestrutura e outros segmentos.

Veja os cuidados antes de emitir uma nota fiscal

Emitir uma nota fiscal é de extrema importância, mas é preciso tomar alguns cuidados na hora de realizar esse processo, pois uma vez emitido da maneira incorreta, pode acarretar em multas e atrapalhar o andamento das operações.

Tome cuidado com os dados

As notas fiscais demandam muitos dados, como por exemplo CNPJ, endereço, Inscrição Estadual, nome da empresa e descrição do serviço. Nesse momento é preciso estar bem atento na hora de preencher os dados, para evitar o cancelamento da nota e para que a nota não perca a sua validade. Por isso, verifique cuidadosamente todos os dados antes de emitir a sua nota fiscal.

Saiba qual tipo de nota emitir para o seu negócio

Atualmente existem três tipos de notas fiscais que podem ser emitida: a Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e), a Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e), que são diretamente relacionados ao negócio da empresa que emite a nota; e a Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (NFC-e) que foi criada para poder substituir os cupons fiscais.

Não confunda XML, DANFE e NF-E

Esse tipo de confusão é bem comum. Esses três tipos de arquivos possuem relação entre si, mas cada um possui uma função diferente. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento principal, que tem como objetivo documentar a compra e circulação de mercadorias. A DANFE é um documento que auxilia a NF-e, sendo ela uma versão simplificada da nota e que não possui valor fiscal para os emissores. Já o XML é como se fosse o registro virtual da nota, e obedece a todos os padrões vigentes do país.

Tome cuidado com o seu regime de tributação

Cada regime possui regras específicas, e é muito importante que se saiba quais são as principais regras para a emissão de notas. As regras que funcionam para um tipo, podem não funcionar para outro. O Microempreendedor Individual, o MEI por exemplo, só tem a necessidade de emitir nota quando ele realiza algum tipo de serviço para outra empresa, diferente de outros regimes de tributação disponíveis que precisam seguir outros tipos de regras.

Utilize ferramentas para te auxiliar no registro e armazenamento de informações

Investir em um sistema ERP fará com que seja possível integrar e gerenciar todas as informações da sua empresa de forma integrada em uma única plataforma. Com isso, é possível criar uma automatização de processos, aumentando a produtividade e o compartilhamento de dados.

conclusão

A importância de emitir a nota fiscal da maneira correta e quais os principais cuidados que devem ser tomados antes de emitir a nota fiscal. Ela é um documento essencial para a organização das empresas, para a evolução da economia e também serve como uma ferramenta de segurança dos direitos do consumidor, caso ele precise fazer alguma troca ou devolução de um produto ou serviço. Contando com a ajuda de profissionais capacitados e também de ferramentas para armazenar e registrar todas as informações, esse processo será mais fácil de ser realizado e a sua empresa poderá focar em crescer e consequentemente aumentar seus lucros. Por fim, todo cuidado é pouco, fique atento a estas dicas e sempre confira antes de emitir, de fato.