É mister entre os Contadores como também entre os Auditores que a contabilidade precisa ter suporte. Não seria possível imaginar uma pesquisa ou levantamento de uma contabilidade para fins de perícia, por exemplo, somente baseada nos livros contábeis e documentos. É certo que eles contemplam tudo, toda a vida mercantil de uma empresa e servirão de base principal para estes casos. Mas, rastrear registros por, digamos, 5 anos de atividade de uma empresa para se saber como foi pago determinado empréstimo ou certo financiamento de uma obra com todos os seus encargos contabilizados/provisionados, entre outros, seria tarefa para o super-homem. Se tivermos sempre planilhas de acompanhamento para financiamentos e empréstimos bancários, Composição de Saldo de contas contábeis, ambas com seus devidos suportes (contratos, extratos, demonstrativos documentais de instituições), a tarefa, com certeza, será minimizada.

Conciliar contas pode ser muito rápido para quem sabe… depende do tipo e tamanho da empresa, é obvio, e checar provisões e pagamentos de fornecedores com suas deduções de tributos de modo prático, por exemplo, pode ser tarefa plenamente realizável em curto espaço de tempo, inclusive para volumes maiores de contas. Tudo bem. O grave problema é não guardar histórico destes saldos, pois, no mês ou no trimestre seguinte, teremos, possivelmente, que rever aquele período passado… e mais, o período presente para apurarmos novo saldo. Isto faz com que este trabalho se torne algo parecido com o movimento de uma gangorra, onde vamos e voltamos, sempre, com novos razões, novos relatórios. Uma perda de tempo não computada por muitos gestores que ao fazer assim, não entendem que montar composições de saldo é ganho e não perda de tempo.

Ainda que se considere estarem conciliadas e certas as contas do Balanço até determinado mês, há um conjunto considerável de fatores que poderá mudar o saldo conciliado até certa data: atualizações críticas de sistema, reintegrações contábeis da parte fiscal, pessoal, dentre outras, lançamentos manuais feitos em datas indevidas em sistemas que os aceitem, cancelamentos de notas ou inserção de novas notas fiscais após o fechamento contábil ter sido realizado, e erros ocorridos nas conciliações sem seu devido histórico gravado em planilha, o que certificaria o saldo deixado para as contas patrimoniais. Ocorrendo isto, é inevitável que o profissional tenha que voltar atrás e assim se insira num contexto de retrabalho para uma coisa que já estava feita.

Uma das maiores utilidades de se ter um saldo montado e descrito em planilha ou sistema que o valha, e desta forma estar certificado pelo Contador na época simplesmente porque vistou tal composição, são os casos de antigos valores, especialmente do Passivo Circulante e Não Circulante, que se arrastam por meses sem pagamento, muitas vezes tributos em atraso, diferenças de notas fiscais pagas indevidamente, débitos com Pessoas Físicas ligadas à empresa, Contas Correntes, débitos não fiscais em geral. Quando chega a hora de certa empresa, certo sócio, ou a Receita Federal cobrar contas ou impostos, temos como avaliar pelas composições da época se tal cobrança procede evitando levantamentos que demoram dias para conclusão. Isto porque este é um trabalho de caráter aberto, discriminado e certificado daquilo que ficou pendente em determinado período.

Os melhores modelos para composições de contas contábeis são aqueles em que constam pelo menos duas assinaturas: a do funcionário que a fez, e a do responsável que a validou. Algumas vezes três pessoas assinam, pois há empresas em que um Diretor Administrativo ou Controller gostam de ficar a par do andamento e conclusões dos serviços contábeis. Os detalhamentos tendem a abranger: conta contábil analítica, conta contábil reduzida, nome da conta, data do evento pendente, documento (número da nota, folha de pagamento do mês XXX, número do recibo, entre outros) descrição do evento pendente, valor (débito ou crédito), e totalização, (preferencialmente valor a valor, linha por linha da composição com somatória final). Um campo para observações é interessante para algumas descrições adicionais.

Não são admitidas por isso, cópias de razão para este efeito, pois, os detalhamentos não preveem discriminações textuais usadas em históricos contábeis, e sim, dados concretos, como não preveem discriminação do movimento em si de uma conta contábil. A Composição deve ser sempre discriminatória por item pendente e certificada pelo Contador, e para efeito de demonstração, abranger os dados mínimos acima estipulados. É dispensável um detalhamento individual de eventos, como por exemplo, Pró-labore do mês pendente, menos IR do mês do Pró-labore, igual a valor líquido deste Pró-labore, pois, a essência de uma Composição de Saldo diz respeito ao valor deixado em aberto especificamente quanto a uma conta apenas e seus valores individuais por mês, e não quanto a contas dedutivas ou somatórias que resultaram nestes valores.

Assim, compondo os saldos das contas de uma Contabilidade, e acompanhando os Passivos da empresa com seus encargos, taxas, IOF, tarifas, entre outros, estamos decompondo o Balanço Patrimonial, dando respaldo ao nosso trabalho, e atendendo ao mercado em geral, aos bancos que costumam solicitar abertura de saldos para conceder créditos, às auditorias, aos investidores, aos acionistas, a novos fornecedores e partes interessadas, a fim de dar transparência e confiabilidade aos dados do Balanço Patrimonial das empresas.

Sérgio Campanha Técnico Contabilidade

Técnico de Contabilidade com CRC ativo e Articulista do Portal Contábeis