Como Fortalecer sua Empresa com Bons Controles Internos?
Esse artigo de hoje eu quero te mostrar sobre um assunto muito falado: Controles Internos.
Como fortalecer os controles internos de sua empresa através de 7 conceitos simples mas poderosos, para aplicar ainda hoje...
Esses conceitos irão fazer com que a sua empresa MINIMIZE ou até ELIMINE a possibilidade de fraudes, desvios ou outros fatores que podem afetar sua atividade...
Geralmente, tanto no meu site quanto aqui pelos e-mails que envio pra você, costumo abordar vários assuntos de auditoria contábil e interna, certo?
Mas também tenho um interesse muito especial sobre controles internos e pra mim não têm como falar de Auditoria e não falar de Controles Internos (acho que você concorda comigo!)
Mas vamos ao que interessa hoje...
Os conceitos de qualquer bom sistema de Controles Internos são os seguintes:
- Relação Custo-Benefício;
- Definição de Responsabilidade e Autoridade;
- Segregação de Funções;
- Acesso aos Ativos;
- Estabelecimento de Comprovações e Provas Independentes;
- Métodos de Processamento de Dados;
- Pessoal
Sistemas de Controles Internos Eficazes Possuem Estes Aspectos Bem Presentes
# 1 – RELAÇÃO CUSTO-BENEFÍCIO
O beneficio de um controle consiste na redução do risco de falhas quanto ao cumprimento dos objetivos e metas de uma atividade.
O conceito de custo-benefício reconhece que custo de um controle não deve exceder os benefícios que ele possa proporcionar.
É Simples.
Exemplo: Uma empresa de pequeno porte que precisa melhorar o controle sobre seu patrimônio (imobilizado) e para isso investe em um sistema de controle patrimonial que custa um milhão...será que fez a melhor escolha?
Qual a representatividade do imobilizado para esta pequena empresa?
Será que o benefício obtido com esse sistema cobre o custo pago por ele?
# 2 – DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE
O dever de todo pessoal dentro de uma organização deve ser fixado e limitados de forma precisa, bem como a autoridade decorrente, atribuída a cada uma das funções.
Assim sendo, deve haver:
- Procedimentos claramente determinados que levem em conta as funções de todos os setores da organização, propiciando a integração das informações dentro do sistema;
- Um organograma adequado onde a linha de autoridade e a conseqüente responsabilidade sejam definidas entre os diversos departamentos, chefes, encarregados de setores, etc.;
- A delineação de funções ou atividades embora possa ser informal, deve preferivelmente ser definida em manuais de procedimentos, visto que estes propiciam a eficiência do sistema e evitam erros;
Estes Aspectos São Imprescindíveis Para Um Sistema Forte de Controles Internos
# 3 – SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES
Isso é importantíssimo para um bom sistema de controles internos. Mas muitas empresas não observam esse conceito de forma que seja segura para ela mesma.
Um sistema de controle adequado é aquele que elimina a possibilidade de dissimulação de erros ou irregularidades.
Assim sendo, os procedimentos destinados a detectar tais erros ou irregularidades, devem ser executados por pessoas que não estejam em posição de praticá-los, isto é, deve haver uma adequada segregação de funções.
De uma maneira geral, o sistema de controle interno, deve prever segregação entre as funções de aprovação de operações, execução e controle das mesmas, de modo que nenhuma pessoa possa ter completa autoridade sobre uma parcela significativa de qualquer transação.
# 4 – ACESSO AOS ATIVOS
Para atingir um grau de segurança adequado, o acesso aos ativos de uma unidade deve ser limitado ao pessoal autorizado.
O termo “acesso aos ativos”, aqui utilizado, inclui acesso físico direto e acesso indireto através de preparação ou processamento de documentos que autorizem o uso ou disposição desses ativos.
Controles Internos Fortalecidos Dão Segurança à Empresa
# 5 – ESTABELECIMENTO DE COMPROVAÇÕES E PROVAS INDEPENDENTES
Os procedimentos referentes à determinada atividade, devem prever processos de comprovações rotineiras e obtenção independente de informações de controle.
Os diversos registros preparados por um órgão para informar sobre o resultado de suas atividades, em geral constituem meios de controle eficazes somente quando produzidos por um sistema adequado.
Aquele que permite assegurar a fidedignidade das informações através de registros produzidos por fontes independentes que podem ser comparados/conciliados.
As divergências porventura detectadas evidenciam as falhas nos registros de transações.
# 6 – MÉTODOS DE PROCESSAMENTO DE DADOS
Devido ao fato de que os meios de controle são estabelecidos para assegurar o cumprimento dos objetivos de uma atividade, a sua eficácia independe dos métodos de processamento de dados, que podem ser manuais, mecânicos ou eletrônicos.
No entanto, na medida do possível, devem-se utilizar equipamentos (mecânicos ou eletrônicos) no processamento de dados.
Embora não evitem a possibilidade de erros e manipulações, fomentam a divisão dos trabalhos, propiciando o reforço dos controles internos.
É Necessário Ter Pessoal Íntegro e Competente
# 7 – PESSOAL
A eficácia dos meios de controle depende da competência e integridade do pessoal de exercer as funções.
Assim sendo, é conveniente que a política de pessoal da companhia leve em consideração os seguintes aspectos:
- Seleção e treinamento cuidadoso dos colaboradores. Um bom plano de treinamento resulta em melhor rendimento, redução de custos e colaboradores mais ativos e atentos;
- Se possível, deve haver rodízio de funções. O rodízio reduz as possibilidades de fraudes;
- Obrigatoriedade de colaboradores que ocupam cargos de confiança desfrutarem férias regularmente, como forma de evitar a dissimulação de irregularidades;
- Funcionários que lidam com valores possuírem seguro fidelidade ou carta de fiança, para proteção aos ativos da empresa;
Com a observação desses 7 conceitos o Controle Interno de sua empresa estará bem fortalecido e vai dar muita segurança...