Inicialmente deve-se ressaltar que este artigo tem como principal finalidade servir como um guia rápido para auxiliar o profissional de contabilidade, o estudante de ciências contábeis, o empreendedor, ou até mesmo o leigo que procure informações sobre o assunto, a classificar e alocar adequadamente os passivos de uma empresa. Por isso, em determinado momento, pode ser que a utilização da melhor técnica ou nomenclatura venha a ser preterida em favor da melhor didática, a fim de tornar o artigo o mais prático e simples possível para todos os leitores, independente do grau de conhecimento contábil – ressalta-se, contudo, que ao longo do texto procura-se indicar sempre as fontes normativas que embasam cada classificação para aqueles que buscam maior aprofundamento. Nesta linha, tratar-se-á aqui apenas do Passivo Exigível, mesmo quando chamado apenas de Passivo, passando por cima das discussões doutrinárias e acadêmicas em relação à diferenciação entre Passivos Exigíveis ou Não Exigíveis.

O Passivo representa a origem dos recursos aplicados para o funcionamento da empresa e reune as contas de natureza patrimonial que representam as obrigações da empresa para com terceiros, isto é, pessoas estranhas à sua administração e ou ao seu quadro societário. Estas contas devem ser organizadas no passivo de acordo com a ordem decrescente de sua exigibilidade, ou seja, devem ser ordenadas de acordo com o seu prazo de realização (ou cumprimento da obrigação), sendo alocadas primeiramente as obrigações com os vencimentos mais próximos até chegar às obrigações com os vencimentos mais longos ou até mesmo com vencimentos incertos.

Da mesma maneira que o Ativo, o Passivo se divide em Passivo Circulante e Passivo Não Circulante, sendo determinada a classificação entre eles de acordo com o vencimento das obrigações: se vincendas até o fim do exercício seguinte a data do Balanço, serão Passivos Circulantes, se vencerem após este prazo, serão Passivos Não Circulantes. Desta forma cabe observar que uma obrigação de longo prazo com parcelas mensais – por exemplo: um empréstimo – deverá ter suas parcelas segregadas, sendo lançadas conforme o critério de classificação, com as primeiras no Passivo Circulante, e as com vencimento posterior ao exercício seguinte à apresentação do Balanço, no Passivo Não Circulante. [advertimos aqui que esta classificação conforme o vencimento no exercício seguinte ou posterior é a regra geral definida pelo art. 180 da Lei 6.404/76 e que é suficiente para classificar a maior parte dos passivos entre circulantes e não circulantes, entretanto, caso o leitor queira aprofundar-se no tema, o item 69 do CPC 26 estabelece ainda outros critérios mais detalhados sobre a classificação dos passivos]

Entre os Passivos Circulantes e Não Circulantes as contas são ainda agrupadas conforme a natureza das obrigações, com a finalidade de facilitar a elaboração, leitura e interpretação do Balanço Patrimonial. A seguir falaremos sobre algumas das principais contas e ou grupos de contas encontrados no Passivo, que poderão estar localizados tanto no Passivo Circulante, quanto no não Circulante, de acordo com a Classificação acima.

- FORNECEDORES

Neste grupo de contas devem ser registradas as obrigações oriundas da contratação de serviços de terceiros e da aquisição de bens. Se possível é recomendável que se identifique os fornecedores conforme a natureza dos bens fornecidos (matérias primas, mercadorias para revenda, material de uso e consumo, imobilizado, etc.) e ou dos serviços prestados, e ainda, que se utilizem registros individuais por fornecedor, embora não seja obrigatório este detalhamento enriquece consideravelmente a qualidade da informação contábil apresentada.

No caso da Empresa possuir Fornecedores Nacionais e Internacionais é obrigatório que se faça a separação dentre estes, com a ressalva de que as obrigações necessariamente devem ser expressas em Reais (R$), devendo obrigações em outras moedas ser convertidas para a moeda nacional com base na taxa de câmbio em vigor na data do Balanço.

- OBRIGAÇÕES FISCAIS

Este grupo de contas agrupa as obrigações da empresa para com o Fisco e pode ser subdivido em contas representativas das diferentes esferas ou órgãos tributantes. Cada tributo deve ser registrado em conta específica dentro deste grupo, são exemplos das contas a serem encontradas neste grupo: PIS a recolher; Cofins a recolher; CSLL a recolher; IRPJ a recolher; ICMS a recolher; IPI a recolher; ISS a Recolher; Retenções de tributos a recolher; DAS (ou Simples Nacional) a recolher; e Outros tributos a recolher.

É comum encontrar também os tributos sobre os lucros (CSLL e IRPJ) registrados em Grupo de Contas específico e distinto deste. O mesmo ocorre também com Parcelamentos e Programas de Recuperação Fiscal como o REFIS e com os Tributos Diferidos (CPC 32). Isto é perfeitamente possível de acordo com a legislação, ficando a opção pela diferenciação ou não a cargo da Contabilidade e da Administração da Empresa.

- EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS

As contas registradas neste grupo representam obrigações da empresa contraídas com a finalidade de financiar as suas operações, quer através de imobilizações, quer através de reforços de caixa ou de capital de giro. Geralmente tais obrigações são contraídas junto à instituições financeiras, mas os financiamentos também podem ser contraídos diretamente com fornecedores para compra de bens e equipamentos.

Para a melhor qualidade da informação contábil é recomendável, mas não obrigatório, que os financiamentos sejam registrados individualmente em contas próprias. Além disso, é preciso ressaltar que sobre estas obrigações geralmente incidem encargos financeiros e atualização monetária, que segundo a melhor prática contábil, devem ser registrados separadamente do valor amortizado da obrigação principal.

Como no Balanço Patrimonial apenas se pode expressar o valor das obrigações, são nas Notas Explicativas que devem ser pormenorizadas as condições dos Empréstimos e Financiamentos, tais como prazos, taxas e tantas quantas forem as informações úteis ao usuário da informação contábil.

- DEBÊNTURES E OUTROS TÍTULOS

Neste grupo devem ser registradas as obrigações da empresa contraídas a partir de títulos que tenha emitido com a finalidade de financiar as suas operações com o mercado em geral e os demais títulos de créditos emitidos pela empresa. Seus principais exemplos são Notas Promissórias e Debêntures.

- OBRIGAÇÕES DIVERSAS ou OUTRAS OBRIGAÇÕES

Por ser residual, neste grupo podem ser alocadas todas as demais contas da Empresa, exceto quando a norma preveja grupo específico para tal, seja devido à atividade ou ao porte da empresa. São exemplos de contas que podem ser agrupadas aqui: Obrigações com Empregados; Encargos Sociais; Adiantamentos de Clientes; Contas a Pagar; Salários e Ordenados a pagar; Juros de empréstimos e financiamentos a pagar; FGTS a recolher; Retenções Contratuais a pagar; Aluguéis a pagar; e mais quaisquer outras que representem obrigações da empresa e não sejam contempladas pelos demais grupos de contas do passivo.

Vale ressaltar que algumas das contas acima, ou mesmo nem citadas neste trabalho, e que poderiam estar neste grupo, também podem ser segregadas e formar grupo próprio caso isto represente um ganho na informação contábil ou seja do interesse da Administração da Empresa. É relativamente comum visualizar em grupo próprio, por exemplo, a Folha de Pagamentos e suas obrigações próprias como os salários a pagar, encargos sociais a pagar, 13º salário a pagar, férias a pagar, etc. Os adiantamentos de clientes também são comumente apresentados em grupo próprio, especificando conta a conta os clientes que proveram os adiantamentos – o mesmo pode se ver também em relação às retenções contratuais.

- PROVISÕES

Este grupo é tratado especificamente pelo CPC 25 – Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes, que em seu item 14 estabelece os critérios que devem ser atendidos para o reconhecimento das provisões:

A) A entidade tem uma obrigação presente (legal ou não formalizada) como resultado de um evento passado;

B) Seja provável que será necessária uma saída de (...) para liquidar a obrigação; e

C) Possa ser feita uma estimativa confiável do valor da obrigação.

Não raro o termo provisão é utilizado de forma inadequada nas demonstrações contábeis, o que pode provar uma perda de qualidade nas informações contábeis e até induzir o usuário da informação a erro. Uma das principais confusões percebidas é a utilização da provisãoquando o certo seria passivo contingente. Veja-se: o passivo contingente é aquele passivo cuja própria existência depende de evento(s) futuro(s) que não dependa(m) unicamente da empresa para serem constituídos, exatamente por isso nem sequer devem ser reconhecidos no Balanço Patrimonial, mas sim nas Notas explicativas; já as provisões são passivos efetivamente constituídos e que devem ser registrados no Balanço, apesar de relativa incerteza pairar sobre seu prazo e até sobre os valores de liquidação.

Outra utilização equivocada do termo provisão, segundo a melhor técnica contábil (Deliberação CVM n. 594/09 e CPC 25), se dá quando da utilização do termo para contas retificadoras do ativo cuja mensuração decorra de estimativa. Um exemplo bem comum desta utilização equivocada é na conta Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa, o mais correto seria chama-la de Perdas Estimadas para Créditos de Liquidação Duvidosa, estando também mais alinhada com o que determina também o CPC 01 – Redução ao Valor Recuperável de Ativos.

Também é uma forma comum de utilização errada do termo o seu uso para nomear contas de apropriações de obrigações já constituídas que não possuem incerteza relevante, por exemplo, as apropriações mensais de Férias e 13º Salário - nestes casos as parcelas apropriadas já possuem valor determinado, sujeitos a pouca ou nenhuma variação, e o prazo de cumprimento da obrigação é estabelecido inclusive por lei. Nestes casos, e em casos análogos, estas contas não são provisões, mas passivos comuns, e devem ser lançadas como Férias a Pagar e 13º Salário a pagar, normalmente.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Cabe advertir que este artigo buscou abordar a classificação dos ativos de forma genérica, com linguagem relativamente simples e de forma direta, sendo assim, não deve ser entendido como uma sugestão ou um guia para a elaboração de um plano de contas. O profissional contábil, em conjunto com a administração da empresa, tem a liberdade [e o dever] de construir o melhor plano de contas para as necessidades da empresa, sendo limitado tão somente pela legislação fiscal e pelas Normas Brasileiras de Contabilidade. Neste sentido, desde que respeitados os limites das NBCs e da Lei, o Plano de Contas pode apresentar inúmeras variantes das aqui apresentadas

Ressalta-se ainda, por fim, que os conceitos aqui abordados se aplicam também às Pequenas e Médias Empresas que tem normas análogas às citadas no seus CPC próprio, o CPC PME.

Sergio Fernandes Junior Sócio(a) Comercial