No atual momento fiscal brasileiro, no qual o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) já é uma realidade e todas as informações fiscais estão interligadas, a fiscalização está cada vez mais acirrada e as empresas precisam adequar-se a esta nova realidade para evitar a exposição ao risco fiscal.

Uma recente pesquisa realizada pela multinacional holandesa Wolters Kluwer Prosoft, que contemplou 2.124 empresas contábeis em todo Brasil, 64,1% dos escritórios ainda desconsidera a utilização de ferramentas tecnológicas para evitar a possibilidade de seus clientes caírem na malha fina do Imposto de Renda. A constatação é um bom exemplo de como o uso de ferramentas de TI ainda é preterido pelas empresas para a realização de seus processos junto ao Fisco.

O investimento em tecnologia e inovação tornou-se crucial para proporcionar credibilidade e precisão aos negócios, melhorando significativamente a produtividade. Um dos maiores desafios que a entrega dos arquivos do SPED ao Governo Federal trouxe às empresas foi exatamente a busca pelas adequações, conformidades e a garantia de que o processo esteja sendo realizado de forma correta.

Muitos profissionais ainda acreditam que o fato de gerar um arquivo SPED e validá-lo no programa da Receita Federal já garante que o documento esteja correto. Entretanto, a Receita não realiza auditorias e conferência das informações, apenas uma análise para verificação dos dados necessários para o envio dos arquivos. Assim, validar o arquivo no PVA não significa que todo o conteúdo esteja correto.

O alto volume de informações exigido pelo Fisco brasileiro pode gerar equívocos e, consequentemente, pode ser necessária a retificação dos documentos enviados. Para auxiliar as empresas neste processo, já existem sistemas baseados em nuvem que realizam uma auditoria eletrônica, capazes de reportar as inconsistências destes arquivos por meio de relatórios analíticos, cruzamentos de informações e análise dos riscos fiscais por tributos. Desta forma, as empresas garantem que as obrigações auditadas estejam em total conformidade com a legislação brasileira.

A tecnologia torna-se uma importante aliada à medida que efetua desde verificações estruturais até complexas análises fiscais, de forma rápida e eficaz, descartando erros e facilitando o processo de compilação e envio dos documentos. No caso dos escritórios contábeis, as ferramentas tecnológicas são ainda mais oportunas, uma vez que permitem a análise de mais de uma empresa e a utilização por mais de um usuário, resultando em maior agilidade nas auditorias de múltiplos arquivos. Além do armazenamento das informações, conforme novos arquivos são auditados, esses sistemas exibem mês a mês comparativos de evolução dos tributos e das divergências de cada empresa.

A utilização de softwares não só automatiza o processo como garante à empresa contribuinte que as obrigações geradas estejam de acordo com a legislação vigente. Por isso, é preciso desmistificar a utilização da tecnologia por meio de uma conscientização cultural e procedimental das empresas. Certamente este é o caminho mais eficiente para que os contribuintes eliminem a possibilidade de problemas com a fiscalização.

Heverton Gentilim é Gerente de Produtos da Wolters Kluwer.