Um dos maiores desafios que o projeto e-Social trouxe às empresas foi exatamente a busca das adequações e conformidades, o “compliance”. É fato que o projeto criado para unificar o envio das informações trabalhistas e previdenciárias para os órgãos do Governo Federal, traz em seu bojo um forte viés arrecadatório, entretanto, a iniciativa é uma grande oportunidade para as organizações corrigirem processos e seus respectivos sistemas de gestão.
O Governo Federal liberou o manual sobre o novo layout do e-Social com novas regras e especificidades para que as empresas adequem-se à emissão eletrônica dos dados. A interface possui dois importantes aspectos: político e técnico. No primeiro caso, o layout traz consigo o consenso entre o Grupo de Trabalho Empresas e o Grupo de Trabalho Confederações, este último criado pelas federações sindicais para discussão conjunta com o Comitê Gestor do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), com o objetivo de ampliar o debate e flexibilizar o layout, facilitando o entendimento dos usuários. Nesse sentido, o processo de elaboração do formato acontece de maneira democrática e, itens polêmicos como riscos ocupacionais e prazo oficial de início de envio das informações, são discutidos e definidos em conjunto. Isto solidificou o projeto afastando as críticas surgidas após a publicação da primeira versão.
No âmbito técnico, a flexibilização do layout foi positiva em diversas questões, uma vez que pontos de difícil adequação foram revistos e ajustados. Além disso, o layout armazena informações que, para muitas empresas, eram itens de controle manual ou de periodicidade anual mensal ou até mesmo diária, como atualizações de cadastros e contratos de trabalhos, seja com trabalhadores sob o regime de CLT ou contribuintes individuais. O novo formato também trouxe o cronograma para uma realidade mais plausível, permitindo um escalonamento por perfil de empresas. No primeiro prazo, por exemplo, apenas empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões foram incluídas e as demais serão em um segundo momento.
O projeto e-Social começou em 2009 e teve como membros empresas que participavam como convidadas do projeto Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) – incluindo empresas piloto e suas software houses e, a partir de 2013, em face da grandiosidade do projeto e repercussão, o e-Social deixou de ser um subprojeto do Sped e criou-se um comitê gestor próprio, composto pelos representantes dos órgãos envolvidos. Esta mudança proporcionou a independência necessária para a definição dos temas técnicos, operacionais e estruturais.
Esta série de modificações gera um impacto para o mercado e todo o ecossistema ganha mais fôlego. Ou seja, as software houses para ajustar os seus sistemas; as consultorias, para desenvolverem seus trabalhos de mapeamento; os técnicos que atuam com SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho); e, até mesmo, as empresas, para eliminar lacunas como a definição adequada de cargos e salários, o corte de medição da folha e dos prestadores de serviços, entre outros. A demanda por profissionais especialistas nos temas relacionados, também aquece o mercado de forma direta.
O impacto das organizações que saíram à frente e realizaram os mapeamentos e ajustes ao layout 1.0 será menor. Precisarão passar por uma atualização, mas que não representa grande dificuldade, uma vez que a nova versão está mais flexível e não elimina o que foi já foi realizado até o momento.
Além da transformação do layout, o armazenamento dos dados também foi modernizado e agora ficam em nuvem. Isto mostra que o Fisco absorveu o que há de mais novo no mercado, mas, em contrapartida, poderá provocar reação entre os que não apreciam as soluções em nuvem.
A publicação da versão 2.0 deu um novo sentido ao projeto e, aos poucos, as empresas estão buscando mais informações e demandando soluções de seus fornecedores. Existem empresas em um estágio muito evoluído, que já discutem a questão dos mapeamentos dos processos, gestão de armazenagem dos arquivos, redundância destes arquivos, assinaturas dos eventos e, até mesmo, o legado das informações pretéritas ao projeto e-Social. Entretanto, há outras, ainda com a ideia de que o e-Social é apenas a geração de um arquivo magnético, sem impacto em processos e sistemas. Fica claro que estas organizações ainda não entenderam a importância do projeto, e mais do que isso, não compreenderam como o Fisco tem se preparado para a nova era digital. Um exemplo é a conformidade com a ECD – Escrituração Contábil Digital, cuja primeira entrega, em 2009, teve 68% dos arquivos recusados por erros graves.
O e-Social traz um novo conceito para o que entendemos hoje como obrigação acessória e obrigação principal, pois é após o envio dos arquivos eletrônicos, chamados de Eventos, que serão emitidas as guias de recolhimentos dos impostos, INSS, IRFONTE e FGTS para a folha, enquanto o INSS, PIS/COFINS e IRFONTE, relacionadas aos serviços prestados por pessoas jurídicas para pessoas jurídicas serão gerados após o envio por meio da nota EFD REINF (Retenções e Informações Fiscais¹). Com isso, é inadmissível enviar um arquivo com erros, ou mesmo não enviá-lo, pois as consequências serão extremamente danosas às empresas, seja por aplicação de multa pelo fisco, seja pela omissão, erro ou inexatidão e até pela denegação das certidões negativas ou positivas com efeito negativo.
Além da preparação de TI, o e-Social deve ser compreendido como uma nova cultura de cooperação entre governo, instituições, terceiros (SESI, SENAI, SESC, SENAC, SEST, SINDICATOS), empregadores e empregados, uma vez que cria um ambiente único compartilhado de informações. Por isso, o novo conceito do e-Social, exigirá uma conscientização cultural e procedimental do projeto e um esmero na busca pelo “compliance” das informações prestadas pelas empresas ao Fisco.
Com mais de 30 anos de experiência, Jorge Campos é Diretor Executivo da Aliz e um dos maiores especialistas do SPED no Brasil, com vasta expertise nas áreas fiscal e tributária.