A Instrução Normativa DNRC nº 107/09 vedava expressamente a substituição de livros autenticados, obrigando os empresários, em caso de extrema necessidade, recorrer ao Judiciário. DEPARTAMENTO DE REGISTRO EMPRESARIAL E INTEGRAÇÃO – DREI, órgão que sucedeu o DNRC, pela Instrução Normativa 11/2013, passou a admitir a substituição de livros já autenticados em duas hipóteses:
1. Por iniciativa da Junta Comercial, quando detectado que o Termo de Autenticação foi lavrado com erro.
Podemos dividir os erros em duas categorias:
a) Erros no próprio Termo de Autenticação, como seu número, data, identificação da escrituração autenticada (no caso de livro digital, uma vez que ele é feito em um arquivo distinto da própria ECD), identificação do autenticador, etc.
b) Erros na escrituração que, em tese, impediriam a autenticação dos livros, mas que deixaram de ser observados pelo autenticador. Como exemplo, temos a assinatura dos livros por pessoa não autorizada, numeração do livro incorreta, falta de transcrição das demonstrações contábeis, etc.
2. Por iniciativa do titular da escrituração, quando identificado erro que não possa ser sanado por lançamentos extemporâneos e que tenham gerado demonstrações contábeis inconsistentes.
Nesta hipótese, o requerimento de substituição do livro deve ser apresentado à Junta Comercial acompanhado de laudo detalhado assinado por dois contadores.
Alguns detalhes devem ser observados:
a) a escrituração substituída não pode ser destruída por ser a prova em que se baseia o laudo. Quando os livros forem digitais, isto é mais fácil, pois as escriturações substituídas não são eliminadas da base do Sped;
b) o laudo deve identificar os lançamentos errados e os retificadores, quando existentes;
c) a análise do processo é de competência exclusiva da Junta Comercial.
A Junta Comercial, concluindo pela procedência do cancelamento do Termo de Autenticação, comunica o fato ao DREI que, por sua vez, repassa a informação à Secretaria da Receita Federal do Brasil, a quem cabe o procedimento prático do cancelamento (alteração do status da ECD de “autenticado” para “em análise”). Somente após tais procedimentos a Junta Comercial pode retomar o trabalho, alterando novamente a situação da escrituração para “indeferido” ou “em exigência”. Se a autenticação for indeferida, outro livro pode ser apresentado como se original fosse (inclusive com o novo pagamento do preço dos serviços). Caso seja colocada em “exigência”, poderá haver substituição (sem novo pagamento do preço dos serviços, se a irregularidade for sanada no prazo de 30 dias da ciência pelo interessado).
Márcio Tonelli é Contador e Administrador de Empresas, Auditor Fiscal da Receita Federal aposentado, onde atuou como supervisor técnico do Sped Contábil, do FCont e do e-Lalur, e, atualmente, é diretor da TT Consultoria Sped.