Muitos empresários, principalmente das pequenas e médias empresas, vivem se questionando sobre o desempenho de seus negócios. Os resultados não são os esperados, as pessoas não se empenham, as informações não batem, enfim, várias argumentações que comprovam cada vez mais que profissionalizar pessoas, processos e informações é totalmente inevitável para o alcance de resultados, competitividade e sustentabilidade dos negócios.
Mudança é a palavra de ordem para esses momentos. Implantar novos conceitos, juntamente com novas ferramentas, traz um ambiente favorável para a tomada de decisões, deixando o amadorismo de lado. Com a tecnologia a disposição das empresas, como acessos aos bancos, conciliações bancárias, notas fiscais eletrônicas, arquivos sendo transmitidos a todo o momento, é possível que as decisões sejam tomadas dentro de uma arquitetura saudável e disciplinada, que correspondem a 3 etapas:
1 )Tesouraria: esta primeira etapa é a responsável pelo:
a. Contas a Receber;
b. Contas a Pagar; e
c. Conciliação Bancária e Caixa.
Uma analogia a construção de um imóvel, pode-se considerar como se fosse o “alicerce” do departamento financeiro. Isso significa dizer que sem a tesouraria é impossível construir o restante da arquitetura financeira. Ela é responsável por controlar o que é vendido (faturamento), gerando o contas a receber; o que é comprado (compras), gerando o contas a pagar, e posteriormente, desenvolvendo sua concatenação através da conciliação, que através dos extratos bancários e de caixa, pode-se controlar todas as movimentações.
2) Relatórios: esta segunda etapa depende exclusivamente da primeira etapa, ou seja, sem a Tesouraria seria impossível confeccionar relatórios financeiros, senão os principais:
a. Fluxo de Caixa;
b. Demonstrativo de Resultados;
c. Balanço Patrimonial;
d. Análise de Indicadores;
e. Planejamento Orçamentário.
A contabilidade gerencial, que norteia os relatórios gerenciais ora citados, está relacionada com o fornecimento de informações financeiras para auxiliarem os administradores nas tomadas de decisões, destacando a empresa perante outras, gerando resultados. Com a contabilidade gerencial obtém-se um controle gerencial, pois a principal tarefa é gerar informações eficientes e com qualidade, consistentes e reais. Seu objetivo principal está voltado ao desenvolvimento e complexidade da economia moderna e com a abertura de mercados e, não somente as grandes empresas devem se utilizar desse instrumento, mas também as de pequeno e médio porte, pois tomam decisões onde necessitam de informações que dêem o suporte necessário. (SOUZA, Flávio Roberto de. Governança Corporativa: Uma Discussão Sobre Ferramentas Que Auxiliam Na Tomada De Decisão. Artigo TCC (Pós-Graduação Latu-Sensu). FAI. Santa Rita do Sapucaí/MG. 2009.
3) Decisões: a fase final da arquitetura financeira está relacionada com a Tomada de Decisão. Totalmente interdependente da anterior, ou seja, dos relatórios gerenciais, esta fase as informações encontradas são de grande valia para que o empresário possa se basear em fatos concretos da realidade de dos acontecimentos.
Tais relatórios devem ser temporizados em períodos curtos, sendo o mais comum com um conjunto de informações de trinta dias. Outros podem vir com periodicidade maior ou menor, porém dependerá da relevância dos departamentos envolvidos, do contexto financeiro, do segmento ou ramo empresarial, e até por fim do mapa de influência em que a organização está inserida.
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Esta sequencia da arquitetura é primordial para que os resultados possam ser alcançados, a confiança dos envolvidos, sejam funcionários, fornecedores, clientes, principalmente dos gestores e administradores. Uma boa dose de conhecimento dessas etapas também faz com que as organizações se diferenciem deste mercado tão competitivo e tecnológico da atualidade.