Segundo o coordenador de Sistemas de Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro Fontes, o eSocial é um projeto com alto índice de integração e irá unificar vários processos de trabalho também dentro da Receita Federal, tais como a geração de guias, o controle de compensação, o controle de certidão negativa e outros, todos ao mesmo tempo. Por isto, no momento em que a empresa entrar em produção no ambiente do eSocial, não será mais possível emitir GPS e DARF avulsas, por exemplo.

Justamente em função do grau de integração e da quantidade de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias que irá substituir, o eSocial é um caminho sem volta. Para ter sucesso num projeto desta criticidade, muito além do aspecto técnico envolvido, são necessários planejamento e comprometimento das diversas áreas da empresa que terão as suas rotinas profundamente modificadas.

Dentro da estratégia de adoção do eSocial é importante que as empresas observem alguns pontos que certamente farão toda a diferença para que o projeto seja bem sucedido e tenha seu custo de implantação minimizado.

São eles: obter o patrocínio da alta direção da empresa (presidência e diretoria; criar um comitê interno que seja responsável pelo projeto e que também se encarregue de disseminar as informações e entendimentos a respeito, fazendo circular a informação dentro da empresa, para que todos fiquem entendendo do processo; propiciar, incentivar e garantir a comunicação entre os setores contábil, financeiro, fiscal, RH, jurídico e TI, para viabilizar a execução do projeto.

Também é importante determinar quais são os agentes e qual a importância do papel de cada um no projeto envolvendo RH, contabilidade, fiscal, jurídico, TI e agentes terceirizadores; e promover mudança cultural, principalmente nas pequenas empresas, quanto ao cumprimento dos prazos legais relativos aos eventos trabalhistas. Por exemplo: enviar a admissão do funcionário antes de enviar a folha de pagamento para o ambiente nacional do eSocial. 

Marli Vitória Ruaro é coordenadora de projetos da Sispro, fornecedora de software de gestão