A prova no Processo Administrativo Fiscal é de fundamental importância e deve ser criteriosamente produzida pelo contribuinte, através da prova o julgador forma sua convicção a favor ou contra a empresa. “Quem alega e não prova não alegou”, alegação sem prova transforma-se em uma denúncia vazia.

Por exemplo, o contribuinte alega na sua impugnação que não é devedor do tributo, pois já o pagou, no entanto, não apresenta na peça impugnatória cópia do comprovante de recolhimento. Seu argumento é inválido, não é acolhido, não está devidamente comprovado, é nesse sentido que as provas devem ser consideradas.

No julgamento, são três as verdades: a) verdade descrita no lançamento pelo Auditor, com provas; b) verdade descrita na defesa, com provas; c) verdade do Julgador. Prevalecendo a verdade do julgador, portanto as provas terão papel fundamental para a formação da convicção do julgador.

Documentação

A produção de provas fortes e irrefutáveis deve ser preparada pelo contribuinte na ocasião da realização do ato jurídico (negociação: compra ou venda). A prova nada mais é do que um documento hábil (aceito pelo fisco) que suporta o lançamento contábil. Muitas vezes, os responsáveis pelas empresas apresentam documentos parcialmente hábeis, documentos considerados não hábeis (pedido, rascunho de compras, sem identificação) ou não apresentam documentos.

O Contador, por sua vez, cobra os devidos documentos, mas como a empresa é dinâmica e já está envolvida em outras negociações não se preocupa com a documentação anterior. Então o lançamento contábil é feito com base na cópia de cheque sem a documentação comprobatória. O tempo passa, substitui-se o Contador, o Administrador ou até mesmo os sócios, a falta do documento só vai ser observada quando solicitado pelo fiscal, quase 05 anos após a data que deveria ser emitido.

A administração sai correndo atrás da documentação, inútil o fornecedor que vendeu fechou, até mesmo não é mais fornecedor da empresa, não vai ter nenhuma vontade em procurar documentos, ou ainda, não foi emitido o respectivo documento fiscal, naquela ocasião. São fatos lamentáveis, mais que normalmente ocorrem em nossas empresas, é uma questão de cultura, pois são os sócios que administram suas próprias empresas e acreditam que não é necessário manter toda a documentação em ordem.

Todos os lançamentos contábeis necessitam de comprovantes hábeis, sejam de receitas, despesas ou variação patrimonial. A produção de provas é estabelecida pelos documentos que dão suporte aos lançamentos contábeis. Qualquer fragilidade expõe a empresa em um processo de fiscalização.

Provas Contábeis

Várias são as formas de provas que acompanham o lançamento contábil, por exemplo:

a) O próprio documento é o comprovante do lançamento contábil. Exemplo: nota fiscal de compras de peças, no Diário consta o número da nota fiscal e o nome da empresa, bem como o valor do documento;

b) Diferente é uma provisão de férias, na qual devem constar todos os funcionários que têm direito a férias. Em empresas com 20, 100, 500, 1000 ou mais funcionários, não é possível lançar na contabilidade individualmente a provisão por funcionários.

A prova consiste, neste caso, que os saldos contábeis estejam em conformidade com o total do relatório da provisão de férias e encargos, o qual é fornecido pelo setor pessoal da empresa.

No relatório de provisão de férias consta individualmente o nome de cada funcionário, a data de admissão, o período aquisitivo de férias, o número de meses a que tem direito a férias, o terço constitucional, bem como os encargos de FGTS (8%) e INSS (em torno de 28,8%- empresa, SAT, terceiros e aposentadoria especial), requisitos constantes no artigo 337 do Decreto 3.000/99 (RIR/99).

Além disso, esse relatório é emitido pelo sistema do Setor de Pessoal que possui cadastrado todos os funcionários da empresa ou pode ser confeccionado em planilhas de acordo com a realidade da empresa, sendo despesa dedutível em função de previsão legal.

Se a empresa, por ocasião do lançamento contábil, não efetuou a produção de provas, mediante o relatório de provisão de férias individualizado por funcionários, a despesa será glosada, devendo o valor ser adicionado ou lucro real. Fica difícil confeccionar essas provas quando a empresa for autuada, pois já se passou muito tempo e o período de defesa é de apenas 30 dias da data da ciência do auto de infração. A Contabilidade levada a sério, serve como instrumento de filtro da documentação, bem como de prova no Processo Administrativo-Fiscal.

c) Os impostos ainda que não pagos e ou a pagar são dedutíveis pelo período de competência (parágrafo 2º, artigo 41 da Lei nº 8981/95 e Artigo 1º da Lei nº 9.316/96). Para isto, o Contador deve elaborar demonstrativo, mês a mês, demonstrando a base de cálculo, a alíquota e outros valores que servirão de suporte para o cálculo do imposto, bem como declará-lo na DCTF. Se o fiscal não constatar subsídios necessários que comprovem o lançamento contábil, a despesa poderá ser glosada.

d) Lançamentos globais contábeis – É um “prato cheio” para a fiscalização quando constata na contabilidade despesas lançadas englobadamente, isto é, várias despesas (pagas ou a pagar) que estão lançadas pelo valor total. Esse procedimento acaba facilitando o trabalho de investigação, pois o lançamento é facilmente identificado e depois porque se constitui provisão lançamentos englobados, sem a devida comprovação, sendo indedutível a provisão para fins de IRPJ e CSLL (inciso I, do art. 13, da Lei 9.249/95). Se na data da contabilização o o lançamento não é discriminado, passados 3 a 5 anos fica difícil chegar a conclusão de quais documentos compõem o lançamento.

Diferentemente são os lançamentos pelos totais que estão individualizados em livros auxiliares de contabilização, que ficam à disposição da fiscalização e lastreados por documentos hábeis.

e) Outras contabilizações – contabilizações que são feitas utilizando-se de consultas, acórdãos ou interpretação da lei a favor da empresa, devido a um provável questionamento em uma fiscalização, devem ser arquivados juntamente com os documentos contábeis, em formato de dossiê, explicando e comprovando o raciocínio que justificou o lançamento contábil.

f) Especificar no histórico contábil os dados do lançamento.

Questionamento Regular

A exposição deste assunto tem como objetivo alertar os contribuintes e contabilistas de que a produção de prova deve ser feita por ocasião da realização do negócio e da contabilização, cabendo uma indagação mental regular: – Este documento que suporta a contabilização é hábil e idôneo? Está revestido das formalidades necessárias para ser considerado dedutível na apuração do Lucro Real, adequado para crédito do imposto (PIS/COFINS/IPI/ICMS) ou em outra questão ligada à tributação?

Desta forma, tomando todas as precauções possíveis, no momento adequado, não será uma tarefa difícil de convencer o Fiscal ou o Julgador, já que a Contabilidade fará prova a favor do contribuinte.

São filtros que facilitarão a defesa do contribuinte em autuações fiscais, pois a produção de provas, após passado anos, em tempo curto (30 dias para a impugnação), tende a ser complexo, senão inexequível. Ao contrário, uma Contabilidade com suporte documental, torna-se favorável à empresa, provando a boa-fé do contribuinte e exigindo a prova em contrário do fisco.